Wdrożenie
Pełne wdrożenie systemu ArchiDeMeS obejmuje 3 główne etapy:
Etap 1 - Opracowanie projektu wdrożenia systemu
Realizacja etapu pierwszego polega na zebraniu materiałów o zasadach funkcjonowania przedsiębiorstwa i przedstawieniu rozwiązania, pokazującego sposób działania systemu w firmie w odniesieniu do wymagań zarządzania dokumentacją.
Skuteczny model wspomagania zarządzania, wykorzystujący system komputerowy, działa na podstawie sformalizowanych przepływów informacji i procedur, wnosi więc do przedsiębiorstwa wzorzec organizacyjny. Dostosowanie tego wzorca do konkretnych potrzeb przedsiębiorstwa jest realizowane w fazie implementacji i polega na zdefiniowaniu i wprowadzeniu do systemu szeregu parametrów, decydujących o sposobie jego działania. Powstały w ten sposób model powinien łączyć w spójną całość sposoby działania poszczególnych grup pracowników. Zasady działania tych grup są opisane za pomocą procedur wraz z narzędziami systemu informatycznego przypisanymi do ich realizacji.
Wynikiem opracowanego projektu jest odpowiedź na 2 podstawowe pytania:
- W jaki sposób zostaną spełnione wszystkie istotne cele, jakie postawiło sobie przedsiębiorstwo, podejmując decyzję o wdrożeniu systemu?
- Czy aktualna organizacja i obowiązujące w niej procedury powinny być odwzorowane we wprowadzanym systemie, czy też należy i można go zmodyfikować?
Etap 2 - Instalacja i uruchomienie systemu
W etapie 2 następuje właściwe wdrożenie rozwiązania wewnątrz firmy, w tym m.in:
- zainstalowanie systemu na serwerze,
- założenie konfiguracji odwzorowującej ustalenia z projektu wdrożenia,
- zainstalowanie stanowisk użytkowników,
- przeprowadzenie symulacji procesu tworzenia i publikowania dokumentacji,
- przeprowadzenie testów właściwej instalacji,
- sporządzenie protokołu odbioru instalacji.
Etap 3 - Autorska opieka serwisowa
Ten etap stanowi powdrożeniowe wsparcie i pomoc dla klienta. Na tym etapie klient otrzymuje możliwość:
- konsultacji i wsparcia technicznego,
- pomocy dotyczącej użytkowania zakupionej wersji systemu,
- wprowadzenia uzgodnionych modyfikacji do systemu,
- doradztwa merytorycznego, organizacyjnego i technicznego.
L.P. |
ETAPY |
Fazy realizacji |
I. |
LICENCJE SYSTEMU |
Zakup pakietu licencji |
II. |
ANALIZA |
Przeprowadzenie seminarium informacyjno-szkoleniowego i zapoznanie kadry z właściwościami produktu. |
Uruchomienie „zerowej” instalacji systemu na wybranej grupie sieciowej. |
||
Zebranie materiałów w celu ustalenia aktualnego „obrazu” wybranych obszarów organizacyjnych firmy. |
||
Opracowanie informacji. Przygotowanie wniosków i propozycji. Weryfikacja zakresu pozyskanych informacji. |
||
Zatwierdzenie przez Zamawiającego wniosków zapisanych w ANALIZIE . |
||
III. |
PROJEKT WDROŻENIA SYSTEMU |
Uzgodnienie i wykonanie propozycji projektu wdrożenia. |
Przygotowanie modelu testowego nowego systemu, według uzgodnionego projektu wdrożenia. |
||
Weryfikacja modelu testowego. |
||
Zatwierdzenie modelu testowego. |
||
IV. |
IMPLEMENTACJA |
Realizacja wg zatwierdzonego projektu wdrożenia. |
Odbiór instalacji systemu. |
||
V. |
SZKOLENIA |
Przeszkolenie grupy wytypowanych użytkowników. Przeszkolenie administratora systemu. |
VI. |
AUTORSKI NADZÓR WDROŻENIOWY |
Doradztwo przy tworzeniu bazy. Pomoc przy realizacji rozruchu eksploatacyjnego. Usuwanie ewentualnych błędów. |